संस्थेच्या सचिवांचा महत्त्वाचा वेळ पत्रके तयार करण्यात जात असताना आपण पाहतो. यामुळे संस्थेच्या प्रगतीस खिळ बसताना सर्वत्र पाहावयास मिळत आहे. सचिवांचा महत्त्वाचा वेळ वाचविला तर संस्थेच्या प्रगतीसाठी ते महत्त्वाचे ठरू शकते. पानी प्रणालीच्या माध्यमातून सर्व पत्रके तत्परतेने व अचूक उपलब्ध होतात.